Il processo di conservazione, restauro e digitalizzazione approda infine alla catalogazione.
La Scheda F 4.00 dell’ICCD (Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione), con la quale il CRAF cataloga tutti i materiali fotografici, è uno strumento complesso capace di restituire una descrizione molto accurata del bene mettendo in relazione esplicita il fototipo con il suo autore, le schede bibliografiche che citano o documentano il bene, il dialogo vivo e identitario tra l’immagine e le iscrizioni, che alle volte si trovano sul verso, esplicita la condizione giuridica del bene, ne identifica la materia e la tecnica e documentando lo stato di conservazione e gli interventi di restauro già eseguiti o futuri.
Uno degli aspetti più importanti della catalogazione è l'identificazione semantica del bene culturale fotografia, riconoscere e descrivere il significato e il significante di un'immagine sono passaggi cruciali per la comprensione, lo studio e la ricerca del fototipo e delle relazioni di esso con altri, simili o diversi.
La catalogazione avviene a conclusione di un processo di valutazione, studio, ricondizionamento, conservazione e digitalizzazione di un fototipo o di un intero fondo fotografico, la scheda di catalogazione diviene strumento conservativo e di valirizzazione del bene.